Tanah Bumbu – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu meluncurkan inovasi terbaru bernama Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN), yang bertujuan untuk menyimpan dan menata arsip secara lebih efisien. Dengan adanya SIMPAN, diharapkan proses pencarian arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat, sehingga meminimalkan hambatan dalam akses dokumen penting.
SIMPAN dirancang sebagai bagian dari aksi perubahan yang dipelopori oleh Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., yang juga berfungsi sebagai syarat untuk mengikuti pelatihan kepemimpinan administrasi angkatan ke IV tahun 2024 di Bandung. “Produksi arsip di Dinas Pendidikan mencapai lebih dari 20 ribu nomor surat setiap tahunnya. Jumlah yang besar ini membuat penyimpanan manual tidak lagi efektif, sehingga diperlukan sistem online,” jelas Dwi Teguh, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Dengan penyimpanan arsip secara online, Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu akan memiliki akses arsip yang lebih fleksibel dan terjaga sepanjang waktu. Selain itu, arsip dari tahun-tahun sebelumnya juga akan diakomodasi jika kapasitas penyimpanan memungkinkan.
Selama ini, pengelolaan arsip masih dilakukan secara manual dengan menempatkannya di lemari penyimpanan. Cara ini tidak hanya mengakibatkan tumpukan arsip, tetapi juga memperlambat pencarian dokumen saat dibutuhkan. “Belum lagi ada risiko hilangnya dokumen dan waktu yang terbuang saat menelusuri arsip tersebut,” tambahnya.
Dwi Teguh juga menyebutkan bahwa pegawai sering kali harus mencari arsip yang masih tersimpan di komputer pribadi atau flashdisk, yang menyulitkan proses pencarian data. “Keunggulan dari sistem arsip online ini adalah, meskipun pegawai yang bersangkutan tidak berada di tempat, arsip tetap bisa diakses,” ujarnya.
Lebih lanjut, ia menyoroti bahwa arsip manual sering kali tidak tersusun rapi sesuai klasifikasi dan urutan waktu yang seharusnya. “Melalui aksi perubahan ini, kami berharap pengelolaan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu dapat berjalan optimal. Dengan demikian, arsip akan lebih tertata dan mudah diakses, meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja,” tutup Dwi Teguh.
